Hvordan temme et rotete kontor

Det er viktig at dere alle innser at organisering er en prosess, og at den virkelig aldri blir ‘gjort’. Du kan lage et system som fungerer for deg nå, men jeg kan garantere deg at systemet må finjusteres med jevne mellomrom for å fortsette å fungere.

I tillegg er det viktig at du snakker med hverandre og er enige om hvordan kontoret skal se ut - definisjonen av organisert er utvilsomt annerledes enn hans. Lag også ‘stillingsbeskrivelser’ - forplikt deg overfor hverandre hvordan dere vil arbeide for å få og holde kontoret organisert. "Jeg vil arkivere for deg hvis du legger alt som må arkiveres på ett sted." "Jeg vil holde dette området klart hvis du holder det området klart"

Selv om du kanskje ikke forstår arbeidet hans godt nok til å organisere teknologideler og -deler, kan du lage et arkiveringssystem for bøkene og papirene hans. Avhengig av antall bøker han har, kan ett alternativ være å fargekode bøkene og bokhyllene.

Kategoriser bøkene etter emne, og tildel kategorien en farge. Kjøp små fargede prikker i en hvilken som helst butikk for kontorrekvisita, sett prikken på ryggraden i boken og sett den samme fargeprikken på riktig hylle i bokhyllen. Det er da bare et spørsmål om å matche farger for å få bøkene på riktig hylle. For eksempel ville alle XXX-bøkene ha en blå prikk og være på den blå hylla på bokhyllen.

Å bruke dette systemet gjør det ikke bare enkelt å legge bort bøkene han for tiden eier, men det forteller ham også hvor han skal legge de nye bøkene han kjøper. Sørg for å opprette og legge ut en legende slik at du vet hvilken farge som tilsvarer hvilken kategori, og du ikke trenger å huske.

Begynn med to enkle kategorier, Handling og referanse for kontorpapirene. Lag et område for referanse som skal arkiveres: en skuff, en søppel, en boks, lokket til en boks, en kurv, etc. slik at han kan slippe de papirene som må arkiveres i den beholderen, og du kan arkivere dem for ham. Du må sannsynligvis jobbe sammen i begynnelsen for å lage referansefilene, spesielt hvis du ikke forstår arbeidet hans. Husk å starte med brede kategorier som filnavn, men hold deg unna Diverse, Referanse osv.

Husk også å lage kategoriene basert på hvordan informasjonen skal brukes og ikke hvor den kom fra. Filnavn som ‘E-post’, ‘Nettsteder’ og ‘Artikler’ er ubrukelige; de forteller deg ikke hva som er i filen, de forteller deg bare hvor informasjonen kom fra. Handlingsfilene hans bør holdes i nærheten av ham, slik at de er lett tilgjengelige mens han jobber.

Hvis han ikke har skuffer på skrivebordet som han kan legge filene i, kan du enten kjøpe et lite skap han kan holde seg nær skrivebordet eller skaffe ham en skrivebordsorterer slik at han kan oppbevare de nåværende filene på skrivebordet. Hvis prosjektene hans ikke låner seg til filer, kan du se på en litteratursorterer, som er en serie med 'cubbies', som han komfortabelt og pent kan lagre prosjektene sine i. De kommer i forskjellige størrelser og kan lett finnes i kontorartikler og kataloger.

Oppdatert 18. juni 2009