Hvordan komme et forsprang på skattesesongen

Ordnet journalføring er kanskje ikke det mest interessante prosjektet for en voksen med oppmerksomhetsunderskudd hyperaktivitetsforstyrrelse (ADHD) å gjennomføre, men jeg har lært av hard erfaring at det må være det gjort. Med skattetid på oss er det enda viktigere enn noen gang å få et forsprang på personlig arkivering.

Her er metoden min for å håndtere økonomiske filer.

Jeg bruker tolv mapper, en for hver måned. Desember-mappen er rød. Etter at januarregningene er betalt, drar jeg innholdet i de 11 andre mappene og ordner dem sammen i henhold til skatteplanen som de er påkrevd for, legg dem deretter inn i dem i desember mappe. Når jeg er klar til å starte selvangivelsen, er alt riktig der det må være - på ett sted og lett tilgjengelig.

Jeg oppbevarer en kopi av forrige års selvangivelse med desember-mappen, slik at jeg kan henvise til den når jeg forbereder neste års selvangivelse. Kopien og "bevis" -dokumentene oppbevares i et to-skuffs arkivskap som er basen under en advokats bokhylle.

[ADHD-vennlig guide til innlevering av avgifter]

Kritiske dokumenter

For de andre dokumentene jeg trenger å opprette, lager jeg mapper merket etter kategori. Vi plasserer sensitive dokumenter (gjerninger, fødsels- og vigselsattester, aksjebevis, obligasjoner osv.) I en safe så snart de er mottatt. Det er vanskelig å tro problemer som er involvert når en bånd går tapt. Selv om originalene bor i safen, oppbevarer jeg kopier av bindinger i et notisbokpermer (i arkbeskyttere med toppåpning). Originale forsikringer er også i safe, men kopier av erklæringssidene oppbevares i den bærbare PC-en.

Fordi jeg har tre medisinske forsikringsselskaper, har jeg en Pendaflex-mappe med “Medical” på fanen som inneholder tre filmapper, en for hver transportør. Når erstatningskrav er blitt behandlet og det forfalte beløpet (hvis noen) er betalt, kopierer jeg den endelige regningen og knytter den til fordelsskjemaet Den opprinnelige medisinske regningen er plassert i mappen for den måneden den ble betalt.

Garanti for apparater og utstyr oppbevares i en annen notisbok. Når et apparat fjernes fra husholdningen, følger det med garantipapirene. Hvis varen blir gitt bort, vil den nye eieren ønsker informasjon om utskiftningsdeler, ikke sant?

Prosjektmapper merkes og plasseres i hengende mapper i arkivet. Disse arkiveres med de månedlige mappene for enkel tilgang. Akkurat nå inkluderer disse kirken min, det lokale eldresenteret, hjelpeapparatet til brannvesenet, kvinneklubben og mine personlige prosjekter. Vi har kjæledyr, så vi oppbevarer inokulasjonen og andre poster i en mappe merket "Kjæledyr."

[Hvordan håndtere pengene dine med ADHD]

Prosjekter som jeg vil trenge ytterligere informasjon, for eksempel å protestere mot en regning, blir oppbevart i "Venter" -mappen foran på filboksen. Jeg legger inn en lapp om oppfølging av den i Dagtimeren.

En "What My Family Should Know" -mappe oppbevares foran i filboksen. Den inneholder en fullstendig liste over plasseringen av testamenter, forsikringspoliser og slikt som kan være nødvendig hvis noe skjedde med mannen min eller meg.

Fargekoding

Jeg strevde etter et system som ville fungere enkelt, krever lite vedlikehold og kunne brukes av mannen min hvis jeg ikke var her for å håndtere det. Min "File Box" er en av de melkekassene laget av plast som du finner på Wal-Mart eller Kmart. Mine er satt opp for hengende mapper.

Jeg utfører regning, skatteforberedelse og kontostyring for klienter, så hver klient har et filoppsett som mitt, men to eller tre klienters poster blir oppbevart i hver melkekasse. Hengemappene og innsatsene til filmappen er gule. Hver klients hengende mapper har matchende farger. Alt som blir feilfilt blir oppdaget umiddelbart, og mappen kan flyttes til stedet. Akkurat nå, inkludert personlige mapper og klientens poster, bruker jeg fire melkekasser. Mannen min bygde et rullende deksel som ruller over toppen, så jeg har en ekstra arbeidsflate på kontoret. Jeg ruller den ut av veien når jeg trenger tilgang til kassene, som sitter på gulvet.

[Gratis nedlastning: 19 måter å møte tidsfrister]

Hva slags belønning kan du gi deg selv for å få den innleveringen gjort? (Jeg behandlet meg et nytt program.) Ja, du bestikker deg selv til å gjøre noe som må gjøres uansett, men de av oss med ADHD kan ofte fokusere bedre når det er en "gulrot på slutten av pinnen." Jeg foreslår at du legger denne artikkelen på "Must Be Done" liste.

Oppdatert 6. mars 2018