Navigere i et hav av papir

"Jeg må ta tak i mange papirer fra mange forskjellige kilder - elevene mine, papirene til mine barn, e-post som kanskje ikke er viktig og bare ting. Det får meg til å ville gråte bare for å tenke på hvordan disse papirstykkene ser ut til å kontrollere livet mitt. Hva kan jeg gjøre? ”- VMT, Maryland

Du har ansvaret for papiret, det har ikke ansvaret for deg. Du har all kontrollen og kraften; papiret har ingen bortsett fra det du gir det. Når du virkelig har forstått det, blir det lettere å håndtere alt papiret som kommer inn i livet ditt.

Det første trinnet er å sortere gjennom avisene og se nøyaktig hva du har fått. Kategoriser papirene og lag et sted å legge hver papirtype. Gå gjennom posten din hver eneste dag og husk å holde en stor søppelkasse eller papirkurven praktisk - ikke vær redd for å slå. En søppelbøtte er et av de mest underutnyttede organisatoriske verktøyene som vi hver har tilgjengelig.

Skriv til Mail Preference Service, c / o Direct Marketing Association, P.O. Box 9008, Farmingdale, NY 11735-9008, for å få navnet ditt fra søppelpostlister.

Sørg for å inkludere alle variantene av stavemåten til navnet ditt og skriv til dem minst en gang i året. Dette vil ikke fjerne søppelposten din fullstendig, men den vil redusere den med omtrent 40%.

Ring 1.888.5.OPT.OUT for å få navnet ditt fjernet fra lister med kredittkort. Hvis du selektivt vil fjerne kataloger fra e-posten din, klipper du bare av eller ripper av etiketten til katalog, tegne en linje gjennom adressen din, skriv 'Fjern meg fra adresselisten din', og send den til selskap. De vil gjerne fjerne navnet ditt fra listen sin.

Å holde oversikt over barnas papirer kan være så enkelt som å gi hvert barn sin egen IN-kurv eller -brett. Når papirene kommer inn hver dag fra skolen, er barnet (avhengig av alder) ansvarlig for å dumpe papirene i kurven. En klient av meg festet bilder av døtrene sine til kurvene sine i stedet for å bruke navnene deres for å identifisere hvilken kurv som tilhørte hvilket barn. Å ha separate kurver eller skuffer forhindrer at undervisningen i papirene blir blandet sammen med de andre papirene som kommer inn i huset.

Min antagelse er at du har papirer fra studentene dine som krever handling fra din side - enten for å lese eller gi karakter eller gå gjennom. Lag et handlingsområde i nærheten av der du gjør den handlingen. Hvis du for eksempel jobber med studentenes papirer på et skrivebord, lager du et handlingsskuff på eller i nærheten av skrivebordet, så når du setter deg ned for å ta den handlingen, er alle papirene du trenger, på ett sted. Det er også viktig å lage et Out-område for handlingsdokumentene dine, slik at du raskt kan vite hvilke papirer som fremdeles krever handling, og hvilke ikke.

Hvis du vanligvis tar grep på studentene sine på kjøkkenet, eller ser på dem om kvelden på kvelden stue mens du ser på TV, og lag deretter det action- og uteområdet på kjøkkenet eller i stuen rom. En av klientene mine vurderte posten hennes i stuen på kveldstid, så vi opprettet en eske til henne. Boksen inneholdt alt hun trengte for å behandle e-posten hennes, inkludert mapper, så da hun gikk gjennom e-posten hennes, slapp hun bare hver brikke i den aktuelle mappen. Da hun var ferdig, la hun bokstavelig talt lokket på boksen og la boksen på gulvet ved siden av stolen. Selv om hun ikke gikk gjennom boksen på noen dager, var alt der og ventet på henne da hun kom til det. Du kan enkelt lage noe som ligner på studentenes bakgrunn - ha alt du trenger behandle papirene hendig, enten det er penner, markører, viskelær, klistremerker, lim, tape, stifter, stift remover, etc.

Hvis du oppretter dette området på skrivebordet ditt, vil disse elementene gå i en skuff; Hvis du lager dette området i stuen din, kan du også bruke en boks.

Det vil alltid være e-post som du ikke kan kategorisere eller ta en avgjørelse på med en gang, så det er ok å ha et område eller en mappe for de papirene du må komme tilbake til. Nøkkelen er å gå gjennom det området eller mappen hver uke og rense det ut - ta en beslutning om hvilke elementer du kan.

Når papirene raskt samler seg, er det viktig å følge med på innkomne papirer. Planlegg en tid for å gå gjennom posten din og innkommende papirer hver dag eller kveld, slik at den ikke blir stablet opp og bli en stor haug - det er lettere å jobbe gjennom en liten haug hver dag enn en enorm haug en gang hvert par uker. Det er mye mindre overveldende og tar mindre tid ut av dagen.

Oppdatert 16. oktober 2009